Een bedrijfsfeest is onder voorwaarden aftrekbaar, mits het feest een overwegend zakelijk karakter heeft. Of je de kosten mag aftrekken, hangt af van twee vragen: wie is er aanwezig en waar vindt het feest plaats. Een personeelsfeest valt onder andere regels dan een feest voor klanten. In deze gids lees je per situatie hoe het zit met de werkkostenregeling, de 80%-regeling, de btw en je administratie.
Let op: dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies. Bedragen en percentages kunnen per jaar wijzigen. Overleg je eigen situatie altijd met je accountant en raadpleeg de actuele richtlijnen van de Belastingdienst.
Is een bedrijfsfeest fiscaal aftrekbaar?
Ja, een bedrijfsfeest is fiscaal aftrekbaar zolang de kosten een zakelijk doel dienen. De Belastingdienst kijkt naar het karakter van het feest en naar de aanwezigen. Voor een feest met alleen werknemers gelden de regels van de werkkostenregeling. Voor een feest met klanten en relaties gelden de regels voor representatiekosten. Beide routes leiden tot aftrek, maar via verschillende percentages en voorwaarden.
Personeelsfeest en de werkkostenregeling (WKR)
De kosten van een personeelsfeest vallen onder de werkkostenregeling. De fiscale behandeling hangt af van de locatie van het feest.
Houd je het feest op de eigen werkplek, dan geldt voor de consumpties een nihilwaardering. Die nihilwaardering betekent dat het feest onbelast blijft en de vrije ruimte van de WKR niet raakt. Een feest op de eigen locatie is fiscaal dus het voordeligst. Bekijk de mogelijkheden voor een personeelsfeest op eigen locatie.
Kies je voor een externe locatie, dan vallen de kosten ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Blijf je binnen die vrije ruimte, dan zijn de kosten onbelast. Komt het bedrag erboven, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Houd je vrije ruimte daarom het hele jaar in de gaten, zodat een feest niet voor een naheffing zorgt.
Feest voor klanten en relaties: representatiekosten
Een feest voor klanten en relaties valt niet onder de werkkostenregeling, maar onder de representatiekosten. Voor deze gemengde kosten geldt een aftrekbeperking. De regels verschillen voor de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting.
Betaal je inkomstenbelasting, dan kies je tussen twee opties. Je trekt een vast drempelbedrag niet af via de drempelregeling, of je past de 80%-regeling toe en trekt 80% van de kosten af zonder drempelbedrag. Val je onder de vennootschapsbelasting, dan is doorgaans 73,5% van de representatiekosten aftrekbaar. Een feest voor klanten is dus aftrekbaar, maar nooit voor 100%.
Btw terugvorderen: de BUA en het drempelbedrag van €227
Naast de inkomsten- en vennootschapsbelasting speelt de omzetbelasting een rol. De btw over de organisatie, de locatie en de catering kun je in de regel terugvorderen. Daarvoor geldt wel het Besluit Uitsluiting Aftrek, kortweg de BUA.
De BUA stelt een drempelbedrag van €227 exclusief btw per persoon per boekjaar. Blijven de uitgaven per medewerker onder dat bedrag, dan trek je de btw volledig af. Komen de personeelsvoorzieningen per persoon boven de €227, dan vervalt de btw-aftrek over die uitgaven. De actuele regels staan op de pagina over het drempelbedrag van de Belastingdienst. Is een feest voor klanten, dan is de btw door dezelfde drempel meestal niet aftrekbaar.
Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. Kost een personeelsfeest €150 per persoon, dan blijf je onder de €227 en trek je de btw volledig af. Loopt het bedrag op tot €260 per persoon, dan overschrijd je de drempel en vervalt de btw-aftrek over die uitgaven. Tel daarom ook eerdere personeelsvoorzieningen van dat jaar mee, want de drempel geldt per persoon per heel boekjaar.
Bedrijfsfeest of zakelijk bedrijfsevent: maakt het verschil?
Het fiscale verschil zit in het karakter van de bijeenkomst. Een bedrijfsfeest is vooral feestelijk en geldt als personeelsvoorziening of representatie, met de aftrekbeperkingen die daarbij horen. Een zakelijk bedrijfsevent met een overwegend inhoudelijk programma, zoals een congres of een training, telt als zakelijke kosten en is in beginsel volledig aftrekbaar.
De grens ligt bij het doel van de dag. Een dag met een inhoudelijk programma en een borrel als afsluiting houdt een zakelijk karakter. Een avond met alleen eten, drinken en een artiest is een feest. Leg het programma en het doel daarom vast, zodat je het zakelijke karakter kunt onderbouwen bij de Belastingdienst.
Handige checklist voor je administratie
Een goede administratie bepaalt of je de aftrek probleemloos onderbouwt. Loop deze checklist na voor en na het feest:
- Splits de gastenlijst in werknemers en externe relaties, want voor beide gelden andere regels.
- Bewaar alle facturen van de locatie, de catering en het entertainment.
- Bereken de uitgaven per persoon per jaar en bewaak de btw-grens van €227.
- Monitor de vrije ruimte in je werkkostenregeling gedurende het hele jaar.
- Leg het zakelijke karakter vast met een uitnodiging, een programma en het doel.
- Overleg met je accountant of je het meerdere als eindheffing aangeeft.
Met deze administratie voorkom je verrassingen achteraf en houd je grip op de aftrek.
Laat je bedrijfsfeest verzorgen door BD Bookings
De fiscale verwerking regel je samen met je accountant, het entertainment regelen wij. BD Bookings verzorgt de artiesten, het entertainment en de techniek voor je bedrijfsfeest op jullie eigen locatie, met één vast aanspreekpunt en een duidelijk voorstel zonder verborgen kosten. Wil je eerst weten wat zo’n avond kost? Lees onze gids over de kosten van een bedrijfsfeest. Klaar om te plannen? Vraag een vrijblijvend voorstel op maat aan.