Een bedrijfsfeest op het eigen terrein valt onder de regels van de gemeente. Dit artikel legt uit wanneer een evenementenvergunning nodig is, welke documenten meegaan met de aanvraag en welke termijnen gelden.
Wanneer een evenementenvergunning nodig is
Een evenementenvergunning is toestemming van de gemeente voor het organiseren van een evenement. De Algemene Plaatselijke Verordening bepaalt de voorwaarden per gemeente.
Voor grotere evenementen is een evenementenvergunning verplicht. Bij kleinschalige activiteiten is een melding voldoende. Het onderscheid ligt bij het aantal bezoekers, de eindtijd, het geluidsniveau en de impact op de omgeving.
Een feest op eigen terrein ontsnapt niet automatisch aan die regels. Zodra muziek buiten hoorbaar is, tenten worden geplaatst of verkeer wordt beïnvloed, beoordeelt de gemeente het evenement volgens dezelfde criteria als een openbaar evenement.
Neem altijd contact op met de gemeente waar het evenement plaatsvindt. De grenswaarden verschillen per gemeente en veranderen regelmatig.
De drie categorieën: A, B en C
Gemeenten onderscheiden evenementen op basis van impact en omvang. Die indeling bepaalt de procedure en de indieningstermijn.
Categorie A: regulier evenement met beperkt risico. Een klein evenement met een overzichtelijk aantal bezoekers en geen effect op de doorgaande weg. Voor een A-evenement moet de aanvraag 8 weken voor het evenement binnen zijn.
Categorie B: verhoogd risico. Meer bezoekers, een langere eindtijd of gevolgen voor het verkeer. Bij een B-evenement geldt een indieningstermijn van 16 weken.
Categorie C: risicovol evenement. Grote bezoekersaantallen met inzet van hulpdiensten. Bij risicovolle evenementen geldt een termijn van 14 tot 16 weken.
Een besloten borrel met 40 collega’s valt doorgaans onder een melding. Een bedrijfsfestival met 300 gasten valt onder categorie B of C.
Welke documenten meegaan met de aanvraag
De gemeente beoordeelt de aanvraag pas wanneer de aanvraag compleet is. Een onvolledige aanvraag verlengt de doorlooptijd.
Deze documenten horen bij een volledige aanvraag:
- Aanvraagformulier met datum, tijden en verwacht aantal bezoekers
- Plattegrond met afmetingen van tenten, podium en objecten
- Veiligheidsplan met ontruimingsroute en inzet van beveiliging
- Verkeersplan wanneer parkeren of routing de omgeving raakt
- Draaiboek met opbouw, programma en afbouw
- Bewonersbrief voor omwonenden bij geluid of afwijkende eindtijden
Bij evenementen met meer dan 150 personen is een plattegrond altijd vereist. Op die tekening staan de afmetingen van alle objecten, de looproutes en de toegang voor hulpdiensten.
Hulpdiensten moeten te allen tijde toegang hebben tot de evenementenlocatie. Een geblokkeerde toegangsweg is een reden waarom een aanvraag wordt geweigerd.
Het veiligheidsplan
Er moet een veiligheidsplan zijn voor evenementen boven de gemeentelijke drempel. Het veiligheidsplan beschrijft hoe de organisatie omgaat met risico’s tijdens het evenement.
In een veiligheidsplan staan zes onderdelen: de contactgegevens van de organisatie, het maximale aantal bezoekers, de plattegrond met vluchtroutes, de inzet van BHV en EHBO, het calamiteitenplan en de afspraken met hulpdiensten.
Het calamiteitenplan beschrijft de handelwijze bij brand, extreem weer of een medisch incident. Bij grotere evenementen komt daar een beveiligingsplan bij, met het aantal beveiligers en hun posities.
Geluid en eindtijden
Strenge geluidsnormen gelden voor evenementen. De gemeente legt een maximaal geluidsniveau vast, gemeten op de gevel van de dichtstbijzijnde woning.
Voor muziek buiten de reguliere norm is een ontheffing nodig. Die ontheffing wordt tegelijk met de vergunningaanvraag ingediend. Zonder ontheffing geldt de standaardnorm uit het omgevingsplan, die op veel bedrijventerreinen strenger is dan bedrijven verwachten.
De eindtijd varieert per gemeente. Veel gemeenten hanteren 23:00 uur op werkdagen en 00:00 of 01:00 uur in het weekend. Overlast na die tijd leidt tot handhaving en beïnvloedt de beoordeling van een volgende aanvraag.
Andere vergunningen en ontheffingen
Bij grotere evenementen zijn extra ontheffingen nodig naast de evenementenvergunning.
Een alcoholontheffing op grond van artikel 35 van de Alcoholwet is verplicht wanneer alcohol wordt geschonken buiten een vaste horecagelegenheid. Die ontheffing staat op naam van een leidinggevende met de juiste papieren. Een omgevingsvergunning komt in beeld bij grote tenten of tijdelijke bouwwerken. Verkeersmaatregelen vragen om aparte toestemming wanneer wegen worden afgezet of parkeerplaatsen worden onttrokken.
Gewoonlijk zijn leges verbonden aan de aanvraag. Aanvragen voor straat- en wijkfeesten zijn in veel gemeenten gratis. Bij niet-commerciële evenementen worden vaak geen kosten in rekening gebracht. De tarieven variëren sterk per gemeente.
Een evenementenvergunning garandeert niet dat alles geregeld is. De burgemeester verbindt voorschriften aan de vergunning die de organisatie zelfstandig naleeft.
De procedure van aanvraag tot besluit
Na indiening volgt een ontvangstbevestiging. De gemeente beoordeelt de aanvraag in overleg met veiligheidsdiensten en kan extra informatie vragen.
Veel gemeenten werken met een evenementenkalender. Aanmelding daarop gebeurt vaak al aan het begin van het jaar en gaat vooraf aan de formele vergunningaanvraag. Een herhaalvergunning kan meestal maximaal twee keer worden aangevraagd.
Dien de aanvraag ruim binnen de termijn in. Een aanvraag die op de deadline binnenkomt, laat geen ruimte voor aanvullingen.
Bij een geweigerde vergunning staat bezwaar open. Die procedure kost weken en biedt zelden uitkomst voor een datum die vaststaat. Overleg daarom vooraf met de gemeente over de opzet, in plaats van een aanvraag in te dienen en af te wachten.
Hoe BD Bookings hierin ondersteunt
BD Bookings organiseert bedrijfsfeesten op de eigen locatie van bedrijven en kent de praktische kant van deze procedures. De locatiescan brengt vooraf in kaart welke vergunningen en meldingen van toepassing zijn op het terrein.
De eventmanager levert de gegevens die de gemeente vraagt: de plattegrond met afmetingen van podium en tenten, het draaiboek met opbouw- en afbouwtijden en de technische specificaties voor geluid en stroom. De aanvraag zelf dient de organisatie in, omdat de gemeente de aanvrager als verantwoordelijke aanmerkt.