De kosten van een bedrijfsfeest liggen gemiddeld tussen de €75 en €140 per persoon. Wat een bedrijfsfeest precies kost, hangt af van vijf factoren: de locatie, de catering, het entertainment, de duur en het aantal gasten. In dit artikel zie je de belangrijkste kostenposten, de kosten per type feest en concrete bespaartips. Zo stel je een realistisch budget op voordat je een offerte aanvraagt.
Wat kost een bedrijfsfeest gemiddeld per persoon?
Een bedrijfsfeest kost gemiddeld €75 tot €140 per persoon. Een eenvoudige borrel op kantoor begint rond €25 per persoon. Een uitgebreid feest met diner, entertainment en een externe locatie loopt op tot €150 per persoon. Bij groepen van 100 tot 150 gasten ontstaan schaalvoordelen, waardoor de prijs per persoon gunstiger uitvalt.
De 5 grootste kostenposten van een bedrijfsfeest
De totale kosten van een bedrijfsfeest worden bepaald door vijf hoofdfactoren. De locatie en de catering vormen samen 60% tot 70% van het totale budget.
- Locatie: het huren van een externe locatie kost €1.000 tot €10.000 of meer. Exclusieve locaties in grote steden zijn 20% tot 30% duurder dan kleinere plaatsen.
- Catering: de catering neemt 30% tot 50% van het budget in beslag. De maaltijden en drankjes reken je per persoon af.
- Entertainment: een dj, live band of artiest bepaalt de sfeer. Reken op €10 tot €50 extra per persoon.
- Duur: een langere avond betekent meer uren personeel, geluidsapparatuur en drankarrangement.
- Groepsgrootte: het aantal gasten stuurt de schaalvoordelen op locatie en catering.
Kosten per type bedrijfsfeest
Het type evenement bepaalt het budget per gast. Deze richtbedragen helpen je rekenen, of je nu een feest voor 50 personen of een feest voor 100 personen plant:
- Borrel op kantoor: €25 tot €50 per persoon, inclusief drankjes en hapjes.
- Buffet of foodtruck: €25 tot €50 per persoon, met doorlopend aanbod.
- Uitgebreid diner: €60 tot €90 per persoon, exclusief locatie en entertainment.
- Volledig verzorgd feest: €100 tot €140 per persoon, inclusief locatie, catering en artiest.
Wat kost entertainment voor een bedrijfsfeest?
Het entertainment kent de grootste prijsvariatie van alle kostenposten. Een dj voor een feest kost gemiddeld €450 tot €900. Een live band reken je vanaf €1.500. Een artiest met landelijke bekendheid zit in een hogere prijsklasse.
De prijstrappen lopen van laag naar hoog. Onderaan staan de betaalbare artiesten vanaf enkele honderden euro’s. Bovenaan, top of the range, staan Nederlandse topnamen zoals Gordon vanaf €14.000 en complete bands. Tussen die twee uitersten past voor elk budget een passende invulling.
Is een bedrijfsfeest fiscaal aftrekbaar?
De kosten voor een personeelsfeest zijn onder voorwaarden fiscaal aftrekbaar. Een personeelsfeest op de werkplek valt onder de nihilwaardering. Die nihilwaardering houdt in dat het feest onbelast blijft en de vrije ruimte in de werkkostenregeling niet raakt. Een feest op een externe locatie valt wél onder de WKR. Heeft de werkgever onvoldoende vrije ruimte, dan betaalt de werkgever loonbelasting via de eindheffing en telt het meerdere als loon.
De btw op een personeelsfeest is aftrekbaar als er alleen werknemers aanwezig zijn. Zijn er ook klanten of relaties bij, dan vervalt de btw-aftrek voor dat deel. Entertainment en artiesten reken je bovendien exclusief btw, terwijl de catering inclusief btw is. De volledige regels rond onbelaste vergoedingen, de vrije ruimte en het organiseren binnen de WKR lees je op onze pagina over een bedrijfsfeest aftrekbaar. Overleg de exacte verwerking altijd met je eigen boekhouding.
Zo bespaar je op de kosten van een bedrijfsfeest
Je bespaart 20% tot 40% op de kosten van een bedrijfsfeest met slimme keuzes. Een feest op een doordeweekse dag is goedkoper dan op vrijdag of zaterdag. Een feest op de eigen werkplek scheelt de grootste kostenpost: de huur van een externe zaal.
- Kies een buffet of foodtruck in plaats van bediening aan tafel.
- Plan het feest buiten het hoogseizoen oktober tot december.
- Reserveer een buffer van 10% tot 15%, want een evenement verloopt zelden exact volgens plan.
- Bepaal vooraf je prioriteiten: liever een topartiest of liever een exclusieve locatie.
Vergeet de btw en bijkomende kosten niet in je offerte. Mis je die posten, dan kom je voor verrassingen te staan.
Bedrijfsfeest laten organiseren door BD Bookings
BD Bookings verzorgt de artiesten, het entertainment en de techniek voor je bedrijfsfeest, op jullie eigen locatie. Jij houdt één vast aanspreekpunt en één duidelijk voorstel, zonder verborgen kosten. Bekijk de mogelijkheden op de pagina over bedrijfsfeesten. Benieuwd wat haalbaar is binnen jullie budget? Vraag een vrijblijvend voorstel op maat aan.